Meetings: Keine Zeitverschwendung mehr

"Meetings sind reine Zeitverschwendung", sagten 32 Prozent der deutschen Befragten einer Umfrage von Mindjet im deutschsprachigen Raum und Großbritannien im Dezember 2004. Am häufigsten wurde kritisiert, dass in den Meetings eine gute Organisation fehlt, die Agenda im Vorfeld nicht versandt wird, die Tagesordnung keine feste Zeiten vorsieht, die Beteiligten nicht pünktlich oder schlecht vorbereitet sind und es nach dem Meeting kein Protokoll mit klar verteilten Aufgaben und Terminen gibt.

Abgesehen von einer guten Vor- und Nachbereitung gehört der Auftritt beim Kunden und die Gastgeberpflichten des Besuchten dazu. Anke Quittschau und Christina Tabernig haben einige Richtlinien zusammengeschrieben, die oft die ersten Stolpersteine beim Besuch sein können.

Holen Sie Ihre Gäste am Empfang ab, geht der Gast vor, sofern er den Weg bereits kennt. Wenn nicht, dürfen Sie gerne vorweg gehen. Die Türen öffnen Sie für Ihren Gast in beiden Fällen. Lassen Sie Ihren Gast an Ihrer rechten Seite gehen, dies demonstriert, dass er von Ihnen geschätzt wird. Im Besprechungsraum angekommen, nimmt man dem Gast den Mantel ab und hängt ihn an der Garderobe auf. Sagen Sie bitte nie: "Sie können sich dort aufhängen."

Meist holt Sie die Sekretärin vom Empfang ab und führt Sie in den Besprechungsraum. Dort stehen bereits Getränke auf dem Tisch und sie sagt nett: "Nehmen Sie doch schon Platz, bedienen Sie sich an den Getränken - Herr Dr. Sommer kommt sofort." Der höfliche Gast setzt sich selbstverständlich nicht und bedient sich auch nicht an den Getränken. Er wartet im Stehen, um den Gastgeber auf Augenhöhe zu begrüßen. Der Gastgeber weist dann mit einer Geste dem Gast einen Platz zu und bietet ein Getränk an. Dies sollte er zwischen Small Talk und dem Beginn des geschäftlichen Teils tun, damit es dieser nicht durch "Nebensächliches" gestört wird. Der Chef muss dabei nicht alle Anwesenden persönlich bedienen, sondern sollte lediglich das erste Signal geben. Die Gäste dürfen sich im Anschluss selbst bedienen. Grundsätzlich sollte sich aber jeder im eigenen Hause als Gastgeber fühlen und den Job übernehmen, falls der Ranghöchste mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.
Stilvoll ist es, sich nicht an den Häppchen satt zu essen. Man sollte sich also vor einem langen Meeting darauf einstellen und entsprechend gut frühstücken. Der letzte Keks bleibt liegen.

Eine Verspätung sollte man im Zeitalter der Handys rechtzeitig ankündigen. So kann der Wartende die Zeit noch effektiv nutzen. Unpünktlichkeit ist - in Deutschland - die gröbste Unhöflichkeit, denn wir stehlen jemandem etwas, was wir ihm nie mehr zurückgeben können: Zeit! Wenn Sie aber doch ein Mal zu spät sind, genügt ein kurzes "Entschuldigung" beim Betreten des Raumes. Bloß keine langen Staugeschichten oder so, die glaubt sowieso keiner mehr. Außerdem hätte derjenige dann die volle Aufmerksamkeit der Meeting-Teilnehmer und das ist unangebracht.

Das Handy sollte in jeder Besprechung ausgeschaltet sein. Damit tut man vor allem sich selbst einen Gefallen. Denn allein das Geräusch des Vibrationsalarms lenkt ab und lässt uns unaufmerksam werden. Erwartet man einen wirklich wichtigen Anruf, sollte man dies unbedingt vorher ankündigen und das Telefon auf lautlos schalten. Ein optisches Signal reicht völlig. Kommt dieser wichtige Anruf dann, sollte man den Besprechungsraum zum Telefonieren verlassen. Grundsätzlich signalisiert ein Handy auf dem Tisch den Gesprächspartnern immer, dass sie zweitrangig sind.

Das kommt jetzt etwas auf die Situation an. Gehen wir davon aus, dass es ein internes Meeting ist. In diesem Fall lautet unsere Empfehlung: anfangen! Und zwar mit dem wichtigsten Thema. Meist sind es nämlich die gleichen Kollegen, die unpünktlich sind. Wenn diese dann die wichtigsten Themen verpassen, nervt es sie auch langsam. Eine andere Erziehungsmethode kennen wir von einem unserer Kunden: dort wird eine Strafe in Höhe von 25 Euro fällig.

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Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Keiner lässt sich gern ins Wort fallen. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Eine andere Variante ist, eine Frage zu stellen, wenn der Redner Luft holt, und Sie beantworten sich die Frage selbst. Beispiel: "Herr Huber, Sie sagten vorhin, dass man das Projekt auch ... wie steht es mit xy, ich habe da mal erfahren, dass..." Nun können Sie das Gespräch umlenken und sind selbst am Zug.

Man sollte sich auf keinen Fall wortlos aus dem Raum schleichen. Eine kurze Begründung, etwa ein anstehender Kundentermin, ist angebracht. Im Grunde hat aber der Moderator die Aufgabe, das Meeting zeitlich nicht aus dem Rahmen laufen zu lassen, sondern eventuell Themen zu vertagen. Machen Sie auch am Anfang eines Meetings klar, wie viel Zeit dafür vereinbart wurde und machen Sie eventuell darauf aufmerksam, dass Sie danach noch eine andere Verpflichtung eingeplant haben.

Am besten, man ruft den Organisator des Meetings an und erklärt die Situation. Eine Absage per E-Mail oder SMS wirkt nicht sehr professionell.

Was Sie auf jeden Fall tun sollten, wenn das Meeting beendet ist: Begleiten Sie Ihren Gast wieder zurück zum Empfang. Lassen Sie ihn nicht mit den Worten:"Den Weg kennen Sie ja schon" alleine im Flur stehen. Abgesehen von der mangelnden Höflichkeit könnte es auch aus sicherheitstechnischen Gründen für Ihr Unternehmen wichtig sein, keine fremden Menschen alleine durch Ihre Gänge streunen zu lassen.

Checkliste: Wie ich am besten punkten kann
Gut vorbereitet sein, alle Unterlagen dabei haben.

Wenn ich mein Sakko bzw. meine Kostümjacke erst ausziehe, wenn es der Gastgeber erlaubt hat.
Wenn ich meine Visitenkarte bereits am Anfang des Meetings verteile, denn schließlich kann sich kaum jemand gut Namen merken.
Auch die Sitzhaltung kann Einfluss auf den Verlauf eines Meetings nehmen. Sitzen Sie gerade und aufrecht, signalisiert dies Souveränität - und der positive Nebeneffekt dieser Haltung: Sie bleiben länger konzentriert und bei der Sache. Achten Sie darauf, die Beine nicht zu kreuzen, damit das Blut zirkulieren kann. Besser ist es, mit beiden Füßen festen Kontakt zum Boden zu haben.
Wenn ich meine Gäste am Ende der Besprechung bis an den Haupteingang begleite.
Mit einer professionellen Nachbereitung der Besprechung. Das muss kein seitenlanges Protokoll sein, aber eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse, verbunden mit einem Dank für die Zeit, macht immer einen guten Eindruck.